Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest:

Flexibee Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP: 0000000000, KRS: 0000000000
E-mail: kontakt@flexibee.app

We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod wskazanym adresem e-mail.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Zawarcie i realizacja umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy);
• Wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o rachunkowości oraz ustawy o VAT);
• Obsługa zgłoszeń wsparcia technicznego i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (uzasadniony interes administratora w postaci sprawnej obsługi klienta);
• Marketing usług własnych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą), jeśli wyraziła ją w toku zamówienia;
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora);
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i wykrywanie nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od relacji z Klientem przetwarzane są następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy;
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie);
• dane rozliczeniowe: NIP, adres siedziby (ulica, miasto, kod pocztowy, kraj);
• dane techniczne: adres IP, identyfikator sesji, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym;
• dane transakcyjne: numer zamówienia, kwota, data, identyfikator płatności PayU, identyfikator faktury;
• dane licencyjne: klucz licencyjny, domena aktywacji, status licencji, daty.

Administrator nie przetwarza danych osobowych klientów końcowych Klienta (czyli osób rezerwujących wizyty za pośrednictwem wtyczki Flexibee Booking 2.0). Dane te pozostają w bazie WordPressa Klienta i są przetwarzane wyłącznie przez Klienta jako odrębnego administratora.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, działającym jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):

• PayU S.A. — operator płatności (zakres: dane niezbędne do realizacji transakcji);
• Fakturownia sp. z o.o. — system fakturowy (zakres: dane do faktury, dane transakcyjne);
• SMSAPI sp. z o.o. — dostawca usług SMS (jeśli Klient aktywował pakiet SMS);
• Dostawca infrastruktury chmurowej — hosting platformy (serwery zlokalizowane w Niemczech, w UE);
• Biuro rachunkowe oraz audytorzy zewnętrzni — w zakresie wymaganym przepisami prawa;
• Doradcy prawni — w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Cała infrastruktura techniczna oraz podmioty przetwarzające zlokalizowane są na terenie Unii Europejskiej.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• trwania umowy — w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu jej wykonania;
• 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę — w odniesieniu do dokumentów księgowych (zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
• do czasu wycofania zgody — w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach marketingowych;
• do upływu okresu przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 3 lata) — w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu dochodzenia roszczeń.

Po upływie powyższych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO);
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w sytuacjach określonych w art. 17 RODO;
• prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 21 RODO);
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (bez wpływu na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem);
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem kontakt@flexibee.app. Odpowiadamy w terminie do 30 dni od otrzymania żądania.

8. Pliki cookies

Strona internetowa flexibee.app wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) wyłącznie w celach niezbędnych do prawidłowego działania serwisu (sesja zalogowania, preferencje językowe, ochrona przed atakami CSRF) oraz analitycznych (anonimowe statystyki ruchu). Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce. Wyłączenie cookies może spowodować ograniczenia w korzystaniu z niektórych funkcji serwisu.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zagrożeń, zgodnie z art. 32 RODO, w tym:

• szyfrowanie transmisji za pomocą TLS 1.3 (HTTPS);
• szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256);
• haszowanie haseł użytkowników (bcrypt);
• codzienne kopie zapasowe przechowywane w odrębnej lokalizacji w UE;
• regularne aktualizacje oprogramowania i monitorowanie podatności;
• kontrolę dostępu w oparciu o zasadę najmniejszych uprawnień (PoLP);
• logowanie zdarzeń bezpieczeństwa.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na te osoby.

11. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Aktualna treść jest zawsze publikowana pod adresem flexibee.app/polityka-prywatnosci. O istotnych zmianach Klienci są informowani za pośrednictwem poczty elektronicznej.

12. Kontakt

Wszelkie pytania, wnioski i zastrzeżenia dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres kontakt@flexibee.app lub pisemnie na adres siedziby administratora.